Tutte le sezioni spiegate passo per passo — scorri per leggere.
Auto Noleggio ti accompagna in tutto il ciclo del noleggio: clienti e conducenti, parco veicoli, contratti e — quando previsto — la trasmissione dei dati alla Polizia di Stato tramite Ca.R.G.O.S.
All'avvio l'app chiede nome utente e password. Dalla voce 🔑 Account puoi cambiare le tue credenziali; con Esci chiudi la sessione.
Il gestionale gestisce fino a 10 utenti, uno per dipendente, ciascuno con il proprio username e password. Sono previsti due ruoli:
Ogni utente può cambiare la propria password dalla voce 🔑 Account. La gestione degli utenti si trova nelle Impostazioni, visibili solo agli amministratori.
Con le credenziali dimostrative si accede a una speciale modalità demo: tutto è visibile e navigabile per provare le funzioni, ma non è possibile modificare le password, creare utenti o disattivare la Modalità DEMO.
Sempre presente, permette di spostarsi tra le sezioni: Dashboard, Contatti, Aziende, Veicoli, Contratti, Impostazioni. Il marchio in alto a sinistra riporta alla Dashboard.
Ogni sezione (Contatti, Aziende, Veicoli, Contratti) ha in cima uno o più campi Cerca con cui puoi filtrare su tutti i dati inseriti: digita una parte di ciò che cerchi — nome, codice fiscale, telefono, email, ragione sociale, P.IVA, marca, modello, targa, numero contratto… — e la lista si restringe ai risultati. Il pulsante Reset azzera la ricerca.
In tutte le sezioni vale la stessa regola: cliccando una riga della lista si apre la scheda in sola lettura, con tutti i dati in un'unica finestra. Per cambiarli premi ✎ Modifica in basso: i campi si sbloccano e compare ✓ Salva.
Nel piè di pagina della scheda i pulsanti aprono in una finestra dedicata gli elenchi collegati (carte di credito, contratti, contatti…): al loro interno, cliccando una riga si apre l'elemento corrispondente.
Raccoglie le persone fisiche: chi noleggia e soprattutto chi guida. Sono i dati che servono anche alla comunicazione Ca.R.G.O.S., quindi vanno compilati con cura. Aggiungi con + Nuovo, modifica aprendo dalla lista.
I campi sono raggruppati in tre blocchi:
Dieci campi sono obbligatori per Ca.R.G.O.S. e nella scheda hanno un asterisco rosso: cognome, nome, nato a, nato il, cittadinanza, numero e luogo di rilascio della patente, tipo, numero e luogo di rilascio del documento. Se ne manca uno, l'invio del contratto viene bloccato in fase di verifica. Attenzione a cittadinanza, luogo di nascita e luoghi di rilascio: si scelgono da un elenco di comuni e stati, e il testo digitato senza selezionare una voce non viene registrato.
Si apre in sola lettura (✎ Modifica la sblocca). In basso due pulsanti aprono in una finestra:
Quando il cliente è una società, la registri qui: ragione sociale, indirizzo, partita IVA e recapiti. Un contatto può poi essere collegato a un'azienda tramite il campo “Azienda collegata”.
Si apre in sola lettura (✎ Modifica la sblocca). In basso due pulsanti aprono in una finestra:
È il tuo parco mezzi. Per ogni veicolo indichi marca, modello e targa, poi tipo (autovettura, furgone…), colore e data di immatricolazione. Completano la scheda proprietà, km e tariffe, con il flag Lungo termine per marcare i mezzi dedicati al noleggio a lungo termine. Nel contratto sceglierai il veicolo tra quelli qui registrati.
Si apre in sola lettura (✎ Modifica la sblocca). In basso il pulsante 📄 Contratti (n) apre in una finestra i noleggi in cui quel mezzo è stato utilizzato (numero, data, uscita, rientro, giorni): cliccando una riga si apre quel contratto.
Un veicolo non più disponibile (venduto o dismesso) può essere eliminato: viene archiviato, quindi sparisce dagli elenchi e dai menu di scelta, ma i contratti già registrati continuano a mostrarlo con tutti i suoi dati.
I contratti non perdono mai le tracce. I mezzi vengono archiviati (restano nei contratti storici); un contatto o un'azienda collegati a un contratto non possono essere eliminati finché lo sono (l'app lo impedisce). Così la fiscalità dei contratti resta sempre completa.
Il cuore del gestionale: il contratto collega un veicolo, uno o due conducenti e le condizioni di ritiro e riconsegna. Da qui parte anche l'invio a Ca.R.G.O.S.
Sono raggruppati in quattro blocchi, pensati per stare tutti in una sola schermata senza scorrere:
Per uscita e rientro puoi indicare SEDE: corrisponde al luogo dell'agenzia, impostato una volta sola nelle Impostazioni.
L'app dà una mano da sola: calcola i totale giorni dalle due date, compila la carta di credito con i dati della Guida 1, avvisa se il veicolo risulta già noleggiato in date sovrapposte e se un conducente ha documenti scaduti. Sono avvisi, non blocchi: decidi tu se procedere.
Ca.R.G.O.S. è il sistema del Ministero dell'Interno / Polizia di Stato con cui le imprese di autonoleggio comunicano i dati dei contratti. È un obbligo di legge (art. 17 D.L. 113/2018). L'app prepara e invia la comunicazione partendo dai dati del contratto.
Controllo dei dati in locale e sul server della Polizia: gli errori indicano quale campo correggere.
Completa i campi mancanti (es. luogo di rilascio patente). Finché ci sono errori l'invio resta bloccato.
A invio riuscito ottieni il numero di attestazione e lo stato passa a “Inviato”.
Con l'invio massivo trasmetti in sequenza tutti i contratti ancora da inviare.
Modalità DEMO: simula verifica e invio (con controllo dei dati) senza contattare davvero il server della Polizia. Ricorda di disattivarla per gli invii reali.
Le funzioni di questo capitolo — Impostazioni Ca.R.G.O.S., Backup / Ripristino, Cancella dati Business — e la gestione degli utenti sono riservate agli amministratori.
Da 👥 Utenti di accesso l'amministratore crea fino a 10 utenti, ne sceglie il ruolo (amministratore o dipendente), ne cambia la password o li elimina.
Nella finestra ⚙️ Impostazioni Ca.R.G.O.S. inserisci credenziali, dati dell'agenzia, valori predefiniti e trovi l'interruttore Modalità DEMO.
La cancellazione è irreversibile e protetta da doppia conferma (richiede di digitare CanCella). Fai sempre un backup prima.
Dal contratto produci la stampa in due facciate: il Fronte (modulo con intestazione del Locatore, veicolo, conducente e condizioni) e il Retro (condizioni generali e informativa privacy). Intestazione e dati fiscali sono quelli del Locatore, impostati in fase di personalizzazione.
Auto Noleggio funziona in due modi, a tua scelta:
Non sei vincolato: puoi iniziare in locale e passare al Cloud in seguito (o viceversa), mantenendo i tuoi dati.
Il marchio Auto Noleggio è un segnaposto: nella versione personalizzata viene sostituito dal marchio del Locatore — logo, denominazione, indirizzo e dati fiscali della tua azienda — sia nell'interfaccia sia sul contratto stampato.
Auto Noleggio — Manuale d'uso